Workflow

Als een organisatie vele documenten op een gestructureerde manier wil gebruiken is het inzetten van workflow (werkstroom) vrijwel onontbeerlijk.

Met behulp van de workflow editor (onderdeel van OpenIMS – DMS) is een organisatie in staat om document/formulier werkstroom processen te beheren. Met dit gereedschap geeft u aan welke stadia (stappen) een document kan doorlopen. Het aanleggen van een workflow is eenvoudig; u hoeft er niet voor te kunnen programmeren. De workflow profieldesigner is te benaderen met behulp van een webbrowser. 

Proces workflow

U kunt een dossier of zaak een procesworkflow meegeven. De dossiereigenaar kan de processtappen doorlopen. U kunt een procesbeschrijving invoeren van de belangrijkste punten uit deze processtap. U kunt deze vastleggen in de workflow editor.

Document workflow

Een organisatie kan vele workflows defineren. U krijgt per status de verschillende opties te zien. In dit geval met een eigen kleur per workflow optie (rechtsonder). 

Ondersteuning workflow middels autorisatie

Iedere gebruiker van OpenIMS - DMS moet geautoriseerd zijn voordat deze toegang krijgt tot documenten. Afhankelijk van zijn/haar rechten kan een gebruiker bepaalde handelingen wel of niet uitvoeren.

De workflow werkt op basis van de status van een document. Bijvoorbeeld wijzigen, goedkeuren of publiceren. Er zijn vele mogelijkheden, zoals: 

• Wie de status van een document mag wijzigen (gebruikersgroepen).
• Voorgangsbewaking per status.
• Volledig meertalig van opzet.
• Keuze mogelijkheden als bijvoorbeeld goedkeuren of afkeuren van een document (vrij in te vullen).
• Per keuze aangegeven naar welke status het document promoveert of degradeert.
• Per keuze metadata valideren.
• Per keuze ook de mogelijkheid om knop kleur te bepalen.
• Meervoudige/parallelle goedkeuring.
• e-mailnotificatie
• Middels de workflow designer workflowprofielen opzetten, dus ook rechten en metadata.

Hieronder een voorbeeld van een inkomende post workflow: