Master Deliverable Register (MDR): Opvolgen van project documenten

De afkorting MDR staat voor "Master Document Register" of, om verwarring met andere registers te voorkomen, "Master Deliverable Register". Als Document controler ben je dagelijks in de weer deze registers bij te werken en te monitoren.

De MDR is in feite een lijst van alle documentatieproducten voor een specifiek project, met aanvullende informatie over elk van deze documenten, bijvoorbeeld:

• Identificatie-informatie (nummer, titel, discipline, documenttype).
• Document status en voortgangsinformatie (revisie-index, datum, status, enz.).
• Informatie over verwachte leverdata.
• Informatie over actuele leverdata.

Deze informatie wordt in de praktijk vaak in een Microsoft Excelsheet door een Document controler bijgehouden. Binnen het OpenIMS platform kunnen we een dergelijke MDR omgeving ondersteunen voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer.

De MDR is meestal een document dat eigendom is van de documentbeheerder van de opdrachtnemer. Hij / zij is meestal verantwoordelijk voor het bijwerken van de MDR en voor het regelmatig naar de opdrachtgever sturen ervan: meestal wekelijks, soms (zeldzamer) maandelijks.

In die zin kan de MDR worden beschouwd als een communicatiedocument tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever over de status van de projectresultaten.

Na ontvangst is er de mogelijkheid voor de documentcontroller van de opdrachtgever om de informatie te controleren en om te controleren of wat door de opdrachtnemer wordt aangegeven als "afgegeven"(issued) ook daadwerkelijk is "ontvangen"(received) door de opdrachtgever.

De MDR is zowel voor het Document Control-team als voor het Project Management en Project Controls / Services-team in het algemeen een essentieel hulpmiddel om de voortgang van het project te volgen en eventuele problemen zo vroeg mogelijk te identificeren.

De gegevens van de MDR kunnen worden gebruikt om late documenten van de opdrachtnemer, late opmerkingen van de opdrachtgever, verloren documenten en mogelijke vertragingen bij de levering te identificeren, en dus de impact op het projectschema te bepalen.

Het is ook een document dat wordt gebruikt tijdens voortgangsvergaderingen van projecten (zowel interne als klant- / contractorbijeenkomsten) om acties op documenten op te volgen en hun voortgang te garanderen.

Het is een van de belangrijkste documenten van een project en hoewel het wordt beheerd door Document Controllers, bevat het informatie die nuttig is voor vele andere disciplines.

Daarom is het in het algemeen ook een goede gewoonte om vanaf het begin van het project overeenstemming te bereiken over het formaat en de periodiciteit van de uitgifte van dit document.

Hoe kan het OpenIMS platform hier in ondersteunen

Standaard projectstructuur met eigen documentnummering per project

U kunt voor ieder project een projectdossier aanmaken met een standaard folderstructuur. U kunt in een dergelijke projectdossier alle project gerelateerde documenten kwijt, dus niet alleen de MDR gerelateerde documenten. Ieder projectdossier beschikt over een eigen uitgifte van documentnummers.

Per project kunnen generieke afspraken rondom rappel termijnen worden vastgelegd. 

Goedkeuringsworkflow van ontwerp documenten

De op te stellen ontwerpdocumenten kunnen worden gemaakt door de engineers en vervolgens gecontroleerd door de projectmanager of senior engineer waarna het document naar de documentcontroler kan voor verdere afhandeling.

Opstellen van transmittals

De documentcontroller bepaald vervolgens welke documenten er op een transmittal worden gezet. Daarbij controleert het OpenIMS platform of het betreffende document het juiste stadium heeft bereikt. In dit geval "Ready for TRM". De transmital wordt gegenereerd waar alle benodigde documenten aan worden gekoppeld en deze documenten krijgen de status "Submitted". In het MDR overzicht van het project wordt ook per document getoond op welke transmittal deze als laatste heeft gestaan en kan de Document controler de status van het document naar "Accecpted" zetten als de terugkoppeling komt van de opdrachtgever.

Door de geïntegreerde Outlook plug-in kan de transmittal via Microsoft Outlook worden verzonden en kan commentaar of een goedkeuring direct vanuit Outlook worden gearchiveerd in OpenIMS. 

In de praktijk wordt er een link naar een transmittalpagina verstuurt zodat de opdrachtgever daar de bestanden kan ophalen en bekijken. Deze kan de bestanden ook in ZIP formaat downloaden. Door een link te versturen voorkomt u grote e-mailberichten en volle e-mailboxen. U kunt ook de geldigheid van de transmittal meegeven. Na het verstrijken van de geldigheid zijn de documenten niet meer te downloaden. Dit voorkomt ook het gebruik van verkeerde en verouderde documenten (versies).

MDR per project en over alle projecten heen

U kunt voor een project de MDR openen en de status van alle documenten in het register bekijken. Dit geldt ook voor andere geautoriseerde projectleden. De documentcontroler kan via Eigenschappen de status van een specifiek document aanpassen. Daarnaast is er ook een export naar Excel beschikbaar.

Document creatie en product documentatie

Het OpenIMS platform biedt u de mogelijkheid om met standaard projecttemplates voor o.a. ontwerpdocumenten en plan van aanpak te werken. Deze documenten nemen het projectnummer en eventuele andere metadata over. Omdat bedrijven vaak documentbibliotheken van standaard producten die ze in een project gebruiken hebben is het mogelijk een selectie te maken uit een documentbibliotheek en deze documenten direct aan het betreffende project toe te voegen. Hierdoor wordt de foutkans gereduceerd en werken alle medewerkers met de juiste versie van de productbeschrijven en tekeningen.

Extranet voor commentaar

U kunt de documenten niet alleen downloaden vanaf een extranet maar het is ook mogelijk een contractor of opdrachtgever de mogelijkheid te bieden documenten direct op het extranet goed te keuren of documenten met commentaar te uploaden. Uiteraard zal een dergelijk omgeving ingericht worden naar de wensen van de opdrachtgever. Eventueel kunnen documenten ook ter ondertekening worden aangeboden voor een digitale handtekening. 

AutoCAD Vault

Het is mogelijk om documenten die een bepaalde status hebben uit AutoCAD Vault op te halen en in het DMS dossier te plaatsen.