Document creatie

Werken op basis van templates

U kunt in OpenIMS DMS document templates gebruiken en beheren. De templates kunnen gebruik maken van documenteigenschappen die u vastlegt in het DMS. Zo kunnen adresgegevens van een brief worden overgenomen uit het DMS. Dit is een live koppeling, indien u de gegevens aanpast wordt deze aanpassing ook in het document doorgevoerd. 

Ieder dossier heeft een set van dossier eigenschappen (metadata) zoals een klantnummer, klantnaam of projectnummer. Bij de creatie van een document worden deze eigenschappen altijd overgenomen. De medewerker hoeft slechts de nieuwe document assistent te starten en het juiste template te kiezen.

Genereren van standaard documenten per fase overgang van een dossier

U kunt per dossiercategorie en fase definiëren dat er documenten moeten worden klaar gezet. Medewerkers worden zo geholpen de juiste documenten in te vullen. De documenten worden automatisch van de juiste dossiereigenschappen voorzien.

Uploaden documenten

U kunt in het DMS naar het juiste dossier navigeren en dan de documenten in de webbrowser slepen. Een registratie dialoog opent en u kunt de documenten in het DMS plaatsen. Het upload scherm kan grote hoeveelheden bestanden verwerken en bestanden groter dan 1 GB. Ook hier wordt de dossiereigenschappen aan de documenten gekoppeld. 

Outlook en Office integratie

Er is een Outlook plugin beschikbaar waarmee u e-mail en/of de of bijlagen in OpenIMS kunt registreren. Deze documenten worden weer voorzien van de juiste dossiereigenschappen tijdens plaatsing. Daarnaast worden basisgegevens zoals ontvanger, afzender en onderwerp uit de e-mail overgenomen en in OpenIMS DMS geplaatst als document eigenschappen. 

Verder kunt u ook vanuit een replay op een e-mail in Outlook één of meerdere bijlages selecteren in OpenIMS en deze meesturen met de reactie zonder OpenIMS te openen. 

Tevens kunt u vanuit Word of Excel documenten in OpenIMS DMS opslaan.

Netwerk synchronisatie

Sommige producten kunnen niet goed samen werken met een document management oplossing omdat ze uitgaand van een vaste folderstructuur op een fileshare/netwerk. Voor deze toepassingen kan OpenIMS werken met het synchroniseren van netwerkshares. 

Documentgeneratie in bulk

Het is ook mogelijk om grote hoeveelheden documenten te genereren op basis van bouwstenen in combinatie met informatie uit een ERP of CRM systeem.