Document scanning

Organisaties handelen vele verschillende documentstromen af, waaronder in- en uitgaande poststromen. Om dit alles in juiste banen te leiden kan OpenIMS met alle gangbare scanners en multifunctionals worden gekoppeld. Indien gewenst kunnen de gescande documenten middels OCR doorzoekbaar worden gemaakt en kunnen medewerkers daardoor ook teksten eruit knippen en plakken in andere documenten.

De gescande documenten kunnen in verschillende processen worden gebruikt, ingekomen post, factuur, getekende contacten en andere documenten waarbij ook op basis van barcodecodering de documenten kunnen worden gearchiveerd.

De postukken kunnen ook worden verrijkt met informatie (metadata) uit achterliggende CRM of ERP systemen.

Registratie uitgaande post en directie stukken

Uitgaande getekende stukken worden voorzien van een barcode. Deze stukken kunnen op basis van de barcode direct op de juiste plek in OpenIMS DMS worden gearchiveerd. Hierdoor heeft u een sluitende omgeving waarbij medewerkers een minimum aan handelingen hoeven te verrrichten. 

Ingekomen e-mail

Ingekomen e-mail kan ook als post worden opgenomen in de postworkflow voor verdere afhandeling en monitoring. In de praktijk wordt een dergelijk bericht ook naar PDF geconverteerd zodat deze gemakkelijk kan worden bekeken. 

Verouderd Archief doorzoekbaar maken

Het is ook mogelijk bestaande archieven met oude documenten in het DMS te plaatsen en die met terugwerkende kracht doorzoekbaar te maken. U kunt hierbij denken aan oude fabrieksdocumentatie, bestektekeningen etc. 

Het is ook mogelijk om een papieren archief volledig te digitaliseren en te importeren conform afgesproken regels in OpenIMS DMS.