Juridische zaken. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Het creëren en beheren van contracten wordt steeds belangrijker. Binnen OpenIMS kunnen alle belangrijke contracten op een centrale plek worden vastgelegd met als voordeel dat alle bevoegde medewerkers direct een bepaald contract kunnen vinden zonder een zoektocht door kasten en bureaus af te hoeven leggen. Getekende contracten kunnen worden gescand en aan OpenIMS worden aangeboden. Daarnaast kunt u OpenIMS ook inzetten voor het genereren van standaard contracten.

Afhankelijkheden tussen contracten, clausules en bijlagen kunnen worden vastgelegd. Het beheer en de registratie van uw contracten, waaronder ook het beheer van verlooptermijnen, kan met OpenIMS volledig worden gerealiseerd. Het systeem biedt mogelijkheden voor versiebeheer, archivering en werkprocessen (bijvoorbeeeld goedkeuringsprocessen). Het automatische logboek zorgt ervoor dat u altijd precies kunt zien wie een contract heeft opgesteld, goedgekeurd, ingezien, verwerkt, verstuurd of gearchiveerd.
Bij een contract worden zowel algemene gegevens zoals nummer, type, partijen opgeslagen. Daarnaast worden tevens de belangrijke data van de contracten vastgelegd zoals start-, eind-, invoer- en opzegdatum, opzeg-, verleng- en garantietermijn. Gedurende de looptijd wordt automatisch tijdig gesignaleerd middels e-mail notificaties of contracten (dreigen te) verlopen en/of beëindigd dienen te worden.

Kenmerken

• Mogelijkheid tot registratie, bewaking en rappelering van contracttermijnen.
• Beveiligde opslag van contracten.
• Geautoriseerde toegang.
• Automatisch versiebeheer en documentvergelijking.
• Mogelijkheid tot het automatiseren van goedkeuringsprocessen.

Bovenstaande kenmerken zijn generiek en worden per opdrachtgever naar de daar geldende eisen en wensen ingericht.