ENGIE feliciteert: 900e OpenIMS DMS gebruiker gecertificeerd

Jan Simonse (foto rechts) werd hartelijk toegelachen. Hij, nuchtere man van de praktijk, was uitverkoren om als 900e gebruiker van OpenIMS DMS extra feestelijk het certificaat in ontvangst te nemen.
Trainer Hans van Ewijk had Eric van Korven en Erwin Bartels, beiden van OpenSesame ICT, uitgenodigd en algemeen directeur operations Hans de Rijk van ENGIE kwam met zichtbaar plezier Simonse persoonlijk feliciteren.

Vlnr. Hans de Rijk, directeur operations en Jan Simonse, beiden van ENGIE.

,,Het is om een aantal redenen een bijzonder moment”, licht De Rijk toe. ,,Bij ENGIE Zuid-Nederland komen we niet aan duizend gebruikers en dan is 900 een mooi afgerond aantal om bij stil te staan. Al die medewerkers maken zich een manier van werken eigen die van deze tijd is, waar klanten om vragen. Jan en zijn collega’s hoeven dankzij het Document Management Systeem niet meer te zeggen ‘zoeken we even op’. Het systeem biedt eenvoudig en snel inzicht in onze ongestructureerde documenten. We kunnen daardoor direct goed antwoord geven. Ook belangrijk: We introduceren met OpenIMS DMS  een duurzame manier van werken, papierloos. Het allerbelangrijkste is de kennisdeling. De systemen worden steeds slimmer en de mensen leren van elkaar.”

‘Minder klikjes’

Jan Simonse knikt. Zeker had hij tijdens de training kritische vragen. Alle documenten in één systeem opslaan, met eenvoudig rechten- en versiebeheer, is veel beter dan op een netwerkschijf of her en der op pc’s en rondmailen. Maar het kan nog altijd slimmer, met ‘minder klikjes’ zoals Van Ewijk het noemde. ,,Daaraan blijven we werken”, verzekert hij zijn klas en knikt naar Eric en Erwin. ,,We hebben een fraaie auto, die goed rijdt. Nu gaan we er een sportauto van maken.”

Ook daarbij helpen de trainingen die Van Ewijk door heel Zuid-Nederland verzorgt. Juist doordat hij als ENGIE-man de trainingen geeft, kan hij nauw aansluiten op het dagelijkse werk van de gebruikers. En vice versa. Kritische vragen en tips begrijpt hij snel en kan hij adequaat vertalen naar business requirements voor Van Korven en de mensen van OpenSesame ICT. Andersom kan Van Ewijk gebruikers heel concreet duidelijk maken wat OpenIMS in hun specifieke werk toevoegt. ‘Hoe werk je nu’, vraagt hij vaak. Doordat hij die processen kent, is de verandering, het voordeel, dan snel uitgelegd en begrepen. ,,Neem Gmail van Google. Daarin kan je mapjes aanmaken, maar iedereen gebruikt de zoekfunctie. Dat is het verschil, de andere manier van denken. Het mapjesdenken maakt plaats voor metadata. Filters voor mappen.”

Meerwaarde

Simonse ziet de meerwaarde, maar volgde de training met gezonde reserve. Alleen al omdat OpenIMS nog niet is gekoppeld aan de database waar hij in werkt. ,,Wij werken aan heel veel kleinere projecten. Die projecten, toch wel 3000, staan voorlopig nog wel in onze eigen database, denk ik. Koppeling aan OpenIMS zou een goede zaak zijn, want de opbouw is zeker goed en de opslag van gegevens veel beter. Als er nu een schijf verloren gaat...”

Professionaliteit

De Rijk knikt instemmend. ,,Precies. De veiligheid neemt toe en de foutkans af. Zeer belangrijke aspecten van deze implementatie. Met het werken in een DMS neemt de professionaliteit toe. Geen gedoe meer, niet heen en weer sturen van informatie en documenten. Minder misverstanden. De informatie is gestructureerd, transparant en medewerkers zitten in één keer goed. Het is efficiënter en geeft ons de snelheid waar klanten in deze tijd van social media om vragen.”

Over ENGIE

ENGIE laat techniek werken voor haar klanten. Hierdoor kunt u zich volledig concentreren op de realisatie van uw doelstellingen. Zij doen dit met innovatieve concepten en integrale en duurzame oplossingen. Hun efficiënte en effectieve toepassingen in technologieën verbinden zij met vakkennis in financiële, proces- en beheersmatige aspecten van het werk dat zij uitvoeren voor hun klanten. Of dat nu gaat over nieuwbouw, onderhoud en beheer, facility management of on- en offshore constructies en services.
Voor meer informatie zie www.engie.nl.

Over OpenSesame ICT

OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van Open Standaarden. De standaard software oplossingen die zij daarvoor inzetten zijn OpenIMS en SugarCRM. OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) info@osict.com.