Volckaert gebruikt documenten nu zoals bedoeld

Wie zoekt, wil vinden. Als het kan een beetje snel. Daarom zocht zorginstelling Volckaert voor ruim 1000 medewerkers een nieuwe oplossing voor het Document Management. De oplossing bleek dichterbij dan gedacht. ,,We hadden OpenIMS al in huis”, legt bestuurssecretaris Thirza Olden uit. ,,Dat bleek veel meer te kunnen dan wij wisten. En zo eenvoudig dat één instructie afdoende is gebleken.”  

Op de foto (v.l.n.r.): Annette Lemens - adviseur communicatie, Thirza Olden - bestuurssecretaris, Evie Cleven - adviseur beleid en innovatie, Jolanda de Man - secretaresse / projectleider

Inmiddels zijn de klachten over onvindbare documenten verstomd en komen er nauwelijks telefoontjes met de vraag hoe het werkt. ,,We kunnen nu met documenten doen wat we ermee willen doen. Ons intranet leeft nu veel meer, het onderliggende DMS is veel efficiënter en dat scheelt iedereen erg veel tijd. ” 

Olden vormt samen met drie collega’s het bestuursbureau van dé organisatie voor ouderenzorg in Oosterhout en Dongen. Gevieren realiseerden ze meer dan een vernieuwd DMS. Olden: ,,OpenIMS bleek ook geschikt voor de postregistratie en als je het DMS vernieuwt, moet je ook naar het intranet kijken. We hebben rigoreus opgeschoond, goed naar de namen van documenten gekeken en de boomstructuur van zowel CMS als DMS helemaal omgegooid.”  

‘Excelletjes’
Jolanda de Man was als secretaresse van de Raad van Bestuur aangewezen op ‘Excelletjes’. Ze haakte aan om de postregistratie in het DMS op te nemen, werd projectleider en doet nu bovendien zelf het functioneel beheer, met duidelijke ambities voor de verdere ontwikkeling. ,,Andere postregistratiesystemen waren duur of vergden ingewikkelde koppelingen. Een gesprek met OpenSesame ICT maakte al snel duidelijk dat we genoeg in huis hadden met OpenIMS DMS en bovendien alle projectondersteuning kregen die we nodig hadden. Belangrijk, want we hadden zelf nog veel te leren.” 

Evie Cleven en Annette Lemmens adviseren het bestuursbureau op het gebied van beleid en innovatie respectievelijk communicatie. Cleven had veel oog voor het doorvoeren van de nieuwe huisstijl, de zoekfunctie en het laten ‘leven’ van het intranet: ,,Bijna alles wat we wilden, kon in OpenIMS. Er zijn systemen die meer interactiviteit bieden, maar dan was de koppeling aan documenten een probleem. De verbetering van de zoekfunctie weegt voor ons zwaarder. Een sociaal intranet is mooi, maar die wens hebben we laten varen omdat de mogelijkheden van OpenSesame ICT met OpenIMS overtuigend waren, en bewezen. Andere partijen bezwoeren dat ‘alles kon’, maar we zagen toch steeds vraagtekens boven de hoofden zweven. Bovendien: waarom zouden we investeren in nog een pakket?”

Vinden
Aanleiding en grootste probleem was dat medewerkers documenten niet konden vinden. ’Het staat er niet’, hoorden ze gebruikers vaak verzuchten. Cleven: ,,Dat kwam dan doordat de zoekfunctie veel te veel resultaten had opgeleverd. Het was niet mogelijk om te filteren, bijvoorbeeld op documenttypes zoals ‘word’, ‘pdf’, of excel’. Of alleen in nieuwsberichten zoeken.” ,,En”, vult Olden aan, ,,doordat de rubricering onlogisch was. Het systeem was niet goed verbonden met de werkvloer. Neem het protocol Handhygiëne. Niet te vinden. Dan gaan mensen het zelf zoeken met Google en toevoegen aan het systeem. Met als gevolg allerlei dubbelingen en vele verschillende namen. Het origineel bleek ‘handen wassen’ te heten.”

Rigoreus opschonen bleek dan ook geen overbodige luxe. Van ruim 700 documenten bleven er nog geen 400 over. Cleven: ,,Nu zijn mensen zich ook bewuster van hun verantwoordelijkheid voor het documentbeheer van Volckaert. Als ze hun naam intypen, krijgen ze al hun documenten te zien. En als een document een einddatum heeft en eruit moet worden gehaald, ontvangen ze een notificatie.” Olden: ,,Bovendien kun je documenten behalve op naam ook aan functies toewijzen. Aan die functie hangen dan namen, die je kunt wijzigen. Erg handig, eigenlijk onmisbaar, als mensen weggaan.”

Postregistratie
Zeker voor Jolanda de Man verandert het postboek in het DMS haar dagelijkse werk. Stond er eerst altijd wel een ongeduldige collega aan haar bureau te ‘posten’, nu ,,vinden ze alles zelf. Wat ze ook intypen, het juiste poststuk komt eruit.” Geen Excelletjes meer, waarin ze tot pdf gescande documenten op nummer intypte, maar functioneel beheer van het DMS. Een wereld aan mogelijkheden is open gegaan. ,,Ik wil nog veel archiefstukken digitaliseren en bij het aanmaken van nieuwe documenten het versiebeheer benutten. Het wordt steeds minder papier, ook tijdens vergaderingen. Alles wordt tablet.”

De ‘L’
Dat documenten beter worden beheerd, wordt zeker in de hand gewerkt doordat Olden, Cleven, De Man en Lemens ook het intranet onder handen namen. Cleven lacht: ,,Als je je kwaliteitshandboeken en poststukken in een visueel aantrekkelijke interface benadert, wil je niet via een eerste pagina gaan die oubollig oogt. Het moment om ook het intranet in onze nieuwe huisstijl te gieten.” Het leeft nu meer, merken de vier. De ‘L’ legt het af.  ,,Ze hoeven niet meer op de netwerkschijf te zoeken, of overleggen te bezoeken om aan informatie te komen. ’Het ziet er goed uit en het werkt’, horen we steeds.”

Bovendien beantwoordt het intranet aan vragen gebruikers. Olden: ,,Die vragen hebben we actief opgehaald. Bijvoorbeeld het farmaceutisch kompas. Dat had bijna iedereen op zijn desktop staan. Nu op intranet.” Cleven: ,,Een vraag van de teammanagers was het Electronisch Patienten Dossier een prominente plek te geven. Dat hebben we gehonoreerd door een blokje toe te voegen op de portal. Eenvoudig.”

Samen werken
‘Eenvoudig’. Dat zouden projectleider De Man en haar collega’s - nu functioneel beheerders DMS - een paar maanden eerder niet hebben gezegd, niet eens geloofd. Een zeer waardevol resultaat van de bijzondere samenwerking met OpenSesame ICT. ,,We hebben het samen opgepakt. Het opnieuw structureren van de menu’s in zowel CMS als DMS en onderwijl leren hoe je het DMS inricht en beheert. De mensen van OpenSesame ICT stonden ons in elk aspect van het project bij. Begrepen heel goed wat wij wel en niet begrepen.” Olden: ,,Daarin waren ze ontzettend coulant. Het is toch een heel andere manier van denken. Ze waren altijd heel goed benaderbaar en snel. Heel prettig en dat gaf ook het vertrouwen waardoor we op een gegeven moment konden zeggen ‘we gaan gewoon’. Cleven: ,,Ja, toen de hoofdstructuur stond, dus de eerste pagina ‘getekend’ was, zijn we gewoon gaan bouwen.” 

Over Volckaert
Vanuit vijf moderne en comfortabele locaties in het hart van Brabant werken ruim 1000 professionele medewerkers en 500 vrijwilligers samen aan een uitgebreid aanbod op het gebied van Wonen, Zorg en Welzijn. Volckaert-SBO is een vernieuwende, op samenwerking gerichte, betrokken en ondernemende organisatie. Volckaert streeft naar de juiste balans tussen goed doen, volgens de eisen van de tijd hoge kwaliteit van wonen, zorg en welzijn bieden, en goed zijn. Dat wil zeggen: met empathie het werk doen en de medemens respecteren.

Over OpenSesame ICT
OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van Open Standaarden. De standaard software oplossingen die zij daarvoor inzetten zijn OpenIMS en SugarCRM. OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) info@osict.com.